第二条 基本建设工程资料主要指基建规划、计划、可研报告、勘探报告、设计文件及图纸、图纸会审纪要、图纸变更设计、监理报告、会议纪要、招投标文件、合同、项目前期手续批文、现场管理资料、工程决算及审计文件、报告，统计及财务报表、图书以及与工程管理相关的一切文件、报告及声像材料等。

第三条 基本建设工程资料管理工作接受学校档案馆的业务管理和武汉市城建档案馆的业务指导，实行统一领导、两级管理、部门立卷的管理体制，由资料员专门管理基本建设工程资料。

第四条 基本建设工程资料一律存放于基建管理部门资料室，基建管理部门各科室应及时向资料员移交工程资料。各科室在资料移交前应填写移交清单目录，经分管领导审核签字，做好资料移交手续。资料员按照移交清单逐一核对，确认无误后做好资料台账，并配合甲方代表做好在建工程的资料管理。

第五条 基本建设工程资料须在竣工验收后的一个月内整理归档移交资料室。资料员负责工程资料的收发、登记、传送、借阅、整理、归档移交，配合档案馆的指导、检查、接收与考核等工作。

第六条 因工作需要使用工程资料，基建管理部门各科室可办理借阅（借出）手续。具体如下：

    1.部门内借阅资料，借阅者可直接到资料室办理借阅手续；

    2.部门外借阅资料，由基建部门对应科室负责办理，办理者负责归还资料；

3.工程资料原件的借出，需经分管负责人同意，孤本工程资料的借出需经主要负责人同意；

4.工程资料的借阅应按规定时间归还，归还时，资料员要严格检查完整性。若卷内有无污染、损毁等情况，资料员及时向有关领导报告情况，采取相应措施处理。

第七条 基本建设工程资料的发放范围需经主要负责人签批后确定。临时性资料发放范围由分管负责人或主要负责人确定，视实际情况收回。

第八条 基本建设工程资料应严格按保密规定确定保密范围和涉密等级，对于保密资料管理和使用，要严格按学校涉密档案管理办法执行。

第九条 基本建设工程资料应按照学校规定保管期限进行保管，定期清理核对并按学校及市档案馆的相关规定进行存档。

第十条 基本建设工程资料向学校及市档案馆移交工程资料时，应办理移交手续，填写移交清单，双方签字交接。

第十一条 基本建设工程资料的清除与销毁。按国家有关档案管理规定和基建管理部门处务会意见，报主要负责人签批后执行。

第十二条 相关人员在工程资料的保管、借阅、使用过程中，必须严格遵守学校和部门档案规定。对于违反规定，造成资料遗失、毁坏、泄密者，报学校有关部门依纪依规处理。

第十三条 本细则自公布之日起执行。

       第十四条 本细则由基建管理部门负责解释。