一、来信、来访者申请调处纠纷或反映情况，应由接待人员按规定填写接待登记表，简要记述来访人的意见和请求。

二、接待人员在进行登记时，要认真负责，尽量记录当事人的原话和原意，不可将自己的分析判断代替当事人的陈述而记录进去。

三、接待人员对当场能答复、解决的事项，应认真落实解决；对不能当场答复、解决的事项，应向来访人耐心解释，并约定答复、解决的时间、地点、经办人员。

四、接待人员对超越职责范围的事项，应向来访人讲明受理的部门和途径。

五、对需内部移交的事项，应做好移交时间、主要情况、意见、书证及接交的登记。