1.确定来访人员人数、姓名、性别、职务、来访目的及停留时间等（必要时为其出具邀请函）；

2.根据来访人员情况确定我校参加接待人员，填写并报国际处分管负责人审批《国际交流与合作处外宾接待经费审批表》；有校级领导主持接待会谈的，需提前向党政办秘书科送交学校会议表，并制定接待日程。

二、住宿安排与接站

1. 根据来宾要求协助预订酒店，需确认客人房间类别、抵达和离店时间、是否吸烟、是否需要早餐等（如需我方付费的事先跟酒店确认）；

2. 根据来访人员及行李情况预订车辆，并根据客人姓名准备接机/站牌；

3. 确认来访人员抵达的航班车次和准确时间，安排接机/站。

三、会谈

1. 确认参加会谈领导；

2. 联系宣传部门摄影录像，提醒与会人员参会并着正装；

3. 制作与会人员席签、中英文议程安排；

4. 查阅来访人员所在学校或机构基本情况，制定会谈提纲供领导参阅；

5. 如签署协议，则另外准备中外文协议书、协议夹、签字笔等；

6. 准备学校画册、礼品、电脑、PPT、欢迎屏等。

7. 提前到会议室准备，摆放席签、议程，连接电脑和投影等设备。

四、宴请

1.确认参加宴请的学校领导及有关负责人，核清人数；

2.预定宴请时间、地点等，根据客人需要确认饮食禁忌；

3.注意宴请的经费标准，不得超标。

4.宴请前半小时提前点好菜品和准备酒水。

五、参观

1.根据来宾的具体情况，确定校内参观路线，通知各参观点联系人；

2.如果是文化游览，需确定市内参观景点及陪同人员；

3.订车，并确定用车计划。

六、送站

1.根据来访人员要求预购机票、火车票；

2.订车送机/站。

七、总结

1.将来访团组情况进行登记，并记录送出和接收礼品信息;